Uporządkowana struktura organizacji ułatwia jej funkcjonowanie, a działania powiązanych obszarów są sprawne i jasne. Aby uzyskać taki stan niezbędna jest formalizacja pewnych obszarów funkcjonowania firmy. Poprawne utworzenie podstawowych akt organizacyjnych dopina filar prawidłowej formy przedsiębiorstwa i nierzadko sprawia, że jeden dokument ma zastosowanie w kilku obszarach. Do takich dokumentów zdecydowanie można zaliczyć opis stanowisk pracy. Często pomijany lub wykonywany niedokładnie, w rzeczywistości pozwala usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie.
Opis stanowisk pracy, wykonany prawidłowo, stanowi zbiór informacji o celu utworzonego miejsca pracy. Określa powiązania między stanowiskami wewnątrz organizacji, zakres wykonywanej pracy a co za tym idzie determinuje wymagania i niezbędne kwalifikacje czy uprawnienia. Prawidłowo określone wymagania pozwalają usprawnić proces rekrutacji pracowników już na pierwszym etapie jakim jest tworzenie ogłoszenia o naborze. Jasno określone cele w opisie stanowisk pracy, pozwalają lepiej organizować czynności niezbędne w danym obszarze firmy. Wyraźnie określone zależności między stanowiskami porządkują strukturę organizacji, i łatwiej pozwalają ją budować i utrwalać. Ponad to prawidłowo wykonane opisy stanowisk pracy umożliwiają realne rozliczenie osób zatrudnionych z wykonywanych obowiązków, a także budowanie ich dróg kariery i awansów. Jak widać prawidłowo utworzony opis stanowiska pracy nie tylko ułatwia wprowadzenie nowego pracownika do firmy ale również minimalizuje ryzyko popełnienia poważnych błędów w procesie rekrutacji, które mogą prowadzić do zatrudnienia niewłaściwej osoby i ponoszenia niepotrzebnych kosztów.
